Verstrekken medische informatie uit het medisch dossier

 

Doel: het veilig verstrekken van gevraagde medische informatie uit het medisch dossier

 

Voor het opvragen van en/of inzage in medische gegevens dient u gebruik te maken van de volgende formulieren:

 

 

Aanvraagformulier inzage, afschrift, correctie of vernietiging medische gegevens

Nodig bij:

  • Patiënt vraagt kopie van medisch dossier.
  • Patiënt wil dossier inzien.
  • Patiënt wil correcties/aanvullingen in dossier of vernietigen dossier. Een andere (derde) persoon dan de patiënt wil kopie, inzage medisch dossier. Hierbij is een “Machtiging aan derde(n) tot inzage in uw medisch dossier” noodzakelijk.

 

Machtiging aan derde(n) tot inzage in uw medisch dossier 

Nodig bij:

  • Een andere (derde) persoon dan de patiënt wil kopie, inzage medisch dossier. Patiënt dient deze persoon te machtigen.
  • Ouders mogen derde persoon machtigen kopie, inzage medisch dossier uitsluitend bij kinderen jonger dan 12 jaar. Bij kinderen tussen 12 en 16 jaar is toestemming van kind en ouder nodig.
  • Oogcentrum Noordholland vraagt patiënt voor kwaliteitsdoeleinde (bijv. audit) inzage in medisch dossier door derden.

 

Verstrekken medisch dossier

  • Aan patiënt
    1.1  Patiënt haalt dossier persoonlijk op, legitimeren verplicht.
    1.2  Patiënt laat dossier door een ander ophalen. Machtiging aan derde(n) tot…. verplicht. Deze persoon moet zichzelf legitimeren en een legitimatie(kopie) van de patiënt overleggen.
    1.3 Patiënt geeft toestemming voor aangetekend versturen per post. Versturen alleen als bovenstaande niet tot de mogelijkheden behoord.
    1.4 Medisch dossier wordt nooit per mail naar de patiënt verstuurd.
  • Andere arts/kliniek/letselschade e.d. (zie machtiging ontvangen van derde).
    2.1 Dossier wordt beveiligd gemaild. (zie beveiligd mailen)
    2.2 Dossier wordt per post aangetekend verstuurd.
  • Aan derde(n) (familie, kennissen, e.d)
    3.1 Patiënt laat dossier door een ander ophalen. Machtiging aan derde(n) tot…. verplicht. Deze persoon moet zichzelf legitimeren en een legitimatie(kopie) van de patiënt overleggen.

 

Ophalen en legitimeren

Bij het ophalen van het dossier moet de patiënt zich legitimeren met een legitimatiebewijs (geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). Als een ander persoon dan de patiënt zelf het dossier komt halen moet deze persoon zich legitimeren en een legitimatiebewijs (kopie) van de patiënt overleggen. Het opgestuurde kopie van het legitimatiebewijs van de patiënt is hierin niet voldoende. Alle formulieren en legitimatiebewijzen worden gescand in het EPD voor het overhandigen van het dossier.

 

Machtiging ontvangen van derde

Wanneer een derde (arts/kliniek/letselschade e.d.) met een eigen machtigingsformulier medische gegevens opvraagt, moet deze voldoen aan:

  • Naam gemachtigde
  • Gegevens (geboortenaam en geboortedatum) patiënt van wie de gegevens worden opgevraagd. Deze moeten overeenkomen met de gegevens op het legitimatiebewijs.
  • Welke gegevens worden opgevraagd? Dit moet minimaal zijn: medische gegevens of medisch dossier of gelijkwaardig benoemd.
  • Kopie geldig legitimatiebewijs van de patiënt.
  • Machtiging moet ondertekend zijn door de patiënt. Als de machtiging niet aan bovenstaande beschrijving voldoet, is het niet toegestaan het dossier te versturen. Neem contact met de patiënt op bij een incomplete machtiging, check of de aanvraag klopt en stuur het machtingsformulier van Oogcentrum Noordholland op, zie formulier ”machtiging aan derde(n) tot inzage in uw medisch dossier” hieronder.

 

Veilig mailen.

Oogcentrum Noordholland is aangesloten bij zorgring. Zorgring heeft met verschillende partijen in de zorgverlening veilige routes voor mailverkeer ingesteld, zodat berichten niet via het openbare internet worden afgeleverd. Via onderstaande link is de actuele lijst zichtbaar met deelnemende zorginstellingen.

Het mailverkeer is veilig indien een mailadres gebruikt wordt dat eindigt op een van de namen van de deelnemende zorginstellingen.

Het is niet toegestaan via onbeveiligde routes medische gegevens te mailen.

 

Versturen per post

Het versturen van het medisch dossier per post wordt alleen toegestaan als veilig mailen en ophalen niet mogelijk is.
Het medisch dossier of delen hiervan worden aangetekend verzonden. Tevens wordt op de enveloppe “Strikt vertrouwelijk” geschreven.

 

Machtiging aan derde(n) tot inzage in uw medisch dossier.

 

Toelichting

In de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn uw rechten met betrekking tot uw medisch dossier en uw persoonsgegevens geregeld, autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens.
Voor kwaliteitsdoeleinden (certificering, intern- of wetenschappelijk onderzoek) kan het voorkomen dat Oogcentrum Noordholland uw toestemming vraagt om uw medische- en persoonsgegevens door derden in te laten zien. Bij het vragen om uw toestemming zal uw behandelend oogarts uitleg geven over de reden van inzage, alsmede de instantie en/of persoon voor wie de machtiging bestemd is.

 

Aanvraag medische gegevens:

U stuurt het ingevulde machtingsformulier met een kopie van uw legitimatiebewijs op naar:

Oogcentrum Noordholland
W.M. Dudokweg 55
1703 DC Heerhugowaard
of per email naar: info@oogcentrumnoordholland.nl

 

Verstrekken medische gegevens:

Indien u zelf een kopie van uw dossier wilt opvragen zal nadat wij de benodigde formulieren van u hebben ontvangen het dossier worden vrijgegeven door uw behandelend specialist. U krijgt telefonisch bericht dat u deze kunt ophalen bij de balie van het Oogcentrum.
U krijgt vervolgens bericht dat u de kopie van het dossier kunt ophalen bij de balie van het Oogcentrum. Bij het ophalen toont u uw legitimatiebewijs (een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). Haalt iemand anders uw dossier op, dan moet deze persoon zichzelf legitimeren én uw legitimatie (kopie) overleggen.

 

Meer informatie

Heeft u nog vragen neemt u dan contact met ons op via telefoonnr. 088-9191800.

 

Aanvraagformulier inzage, afschrift, correctie of vernietiging medische gegevens.


Toelichting

In de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn uw rechten met betrekking tot uw medisch dossier geregeld. Oogcentrum Noordholland wil u graag behulpzaam zijn bij het uitoefenen van dit recht. U dient er rekening mee te houden dat het Oogcentrum Noordholland medische gegevens ingevolge de wet in principe maximaal vijftien jaar bewaart.

U helpt ons met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u de voorzijde van dit formulier zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld, autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens.
Nadat wij de benodigde formulieren van u hebben ontvangen zal het dossier worden vrijgegeven door uw behandelend specialist. U krijgt telefonisch bericht dat u het kopie van uw dossier kunt ophalen bij de balie van het Oogcentrum. Bij het ophalen toont u uw legitimatiebewijs (een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). Haalt iemand anders uw dossier op, dan moet deze persoon zichzelf legitimeren én uw legitimatie (kopie) overleggen.

De tijd tussen uw aanvraag en verstrekking van uw gegevens is ongeveer 15 werkdagen. Als u een afspraak elders maakt voor bijvoorbeeld een second opinion, houdt u dan rekening met deze periode.

 

Dossier van derden

  • Bij inzage in of afschrift van een dossier van een ander, zoals van een partner/ familielid/ kind boven de 12 jaar geldt dezelfde procedure. Wel is een machtiging van de patiënt vereist. Zonder deze machtiging wordt geen inzage gegeven en/of worden geen afschriften verstrekt
  • Indien de patiënt nog geen 16 jaar is komt het recht tot inzage in beginsel eveneens toe aan de wettelijke vertegenwoordigers(ouder(s) die het gezag uitoefenen of voogd).
  • Bij inzage door ouders van kinderen tussen de 12 en 16 jaar oud moet het kind zelf ook toestemming geven voor inzage door de ouders.
  • Aan ouders of voogd van kinderen ouder dan 16 jaar wordt geen inzage verleend.
  • Wanneer de belangen van de patiënt worden behartigd door een door de rechter benoemdevertegenwoordiger, komt het recht tot inzage toe aan deze vertegenwoordiger.
  • Indien een meerderjarige patiënt niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake en een schriftelijke gemachtigde ontbreekt, dan kan het recht tot inzage uitgeoefend worden door de echtgenoot of andere levensgezel en indien een zodanig persoon ontbreekt, achtereenvolgens door een ouder, kind, broer of zuster van de patiënt.
  • Vertegenwoordigers hebben geen recht op inzage indien dit niet verenigbaar is met de zorg van een goed hulpverlener.

 

Inzage

U heeft het recht om uw medisch dossier in te zien. Hiervoor wordt een afspraak gemaakt.

 

Inzage in gegevens van een overledene

Het verstrekken van de medische gegevens is toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of indien er zwaarwegende belangen zijn. Aan de specialist zal het verzoek worden voorgelegd of hij/zij de zwijgplicht wenst te doorbreken. Wij vragen u in een begeleidende brief uw verzoek toe te lichten.

 

Kopie

Het is mogelijk een kopie op te vragen van (delen van) uw medisch dossier.

 

Correctie/ aanvullen/ afschermen/ vernietigen

Wanneer u vindt dat uw dossier inhoudelijk onjuist is, kunt u uw arts verzoeken dit te corrigeren of een aanvullende verklaring van u op te nemen. Tevens kunt u vragen gegevens voor anderen af te schermen.

Daarnaast kunt u vragen om (een deel) van uw gegevens te vernietigen. Uw arts moet dit binnen 3 maanden uitvoeren. Dit hoeft niet wanneer uw arts aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan u zelf, of dat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt.

 

Opsturen aanvraagformulier

U stuurt het aanvraagformulier samen met een kopie van uw legitimatiebewijs op naar het vermelde adres onderaan dit formulier. Wij adviseren u een kopie te maken van dit formulier.

Oogcentrum Noordholland
W.M. Dudokweg 55
1703 DC Heerhugowaard
of per email: info@oogcentrumnoordholland.nl

 

Meer informatie

Mocht u geen mogelijkheid zien om het dossier op te halen in het Oogcentrum Noordholland, of heeft u nog vragen neemt u dan contact met ons op via telefoonnr. 088-9191800.